Verificare VIES 2026 — Cod TVA UE Pas cu Pas

Ce este VIES

VIES (VAT Information Exchange System) este sistemul european de schimb de informații privind TVA-ul, administrat de Comisia Europeană și alimentat cu date de autoritățile fiscale naționale. Nu este o bază centrală — este un portal care interoghează live registrul TVA al fiecărui stat membru. Dacă întrebi despre un cod de TVA german, întrebarea merge la autoritatea fiscală germană și răspunsul vine înapoi.

Scopul principal: să verifici rapid dacă un partener de afaceri dintr-un alt stat UE este înregistrat corect pentru tranzacții intracomunitare — ceea ce determină dacă poți factura fără TVA (regulă generală pentru B2B cross-border în UE).

De ce e critică verificarea

Facturarea intracomunitară fără TVA este un regim favorabil — banii rămân în companie în loc să circule prin autoritățile fiscale între vânzări. Dar ANAF (și omologii din alte state) controlează strict această facilitate:

• Factură fără TVA pe cod invalid = evaziune fiscală, recalificare ca livrare internă, sancțiuni + obligație de plată TVA retroactivă + penalități
• Fără verificare VIES = lipsă de diligență, ușor de contestat în inspecție fiscală
• Verificare dar nedocumentată = efort inutil; salvează Consultation Number sau PDF-ul

Cele mai multe proceduri interne de control fiscal cer verificare la fiecare factură, nu doar la primul contact cu un partener.

Cum se introduc numerele de TVA

Formatul diferă per țară:

În formularul VIES, selectezi țara separat din meniu — nu introduci prefixul în câmpul de număr.

Ce returnează VIES

Rezultatul minim: valid sau invalid. În funcție de ce date partajează statul membru, poți vedea și:

• Numele companiei (partajat de cele mai multe state)
• Adresa (partajată de unele state, nu toate)
• Data înregistrării TVA (rar)
• Consultation Number (dacă l-ai cerut completând datele tale)

Date pe care VIES nu le returnează:

• Status fiscal (activ / inactiv) — aceasta este o responsabilitate națională
• Dacă firma este în procedură de insolvență
• Nivelul de încredere al firmei
• Istoric de conformitate

Pentru astfel de informații despre o firmă din RO folosește ANAF CUI. Pentru firme din alte țări UE, fiecare autoritate fiscală națională are portal propriu.

Cazuri frecvente de eșec

1. Firmă cu TVA național, fără înregistrare intracomunitară — foarte comun la IMM-uri care fac doar comerț intern. Verifică cu clientul: dacă vrea să facturezi intracomunitar, trebuie să se înscrie în VIES (gratuit, durează 2-4 săptămâni în majoritatea statelor).
2. Număr de TVA nou-emis — poate dura până la 4 săptămâni să apară în VIES după emitere. Dacă urgent, cere copie după certificatul TVA.
3. Firmă radiată — codul apare invalid. Aceasta este o șansă să prinzi o firmă care nu mai operează legal.
4. Greșeală de tastare — cel mai frecvent. Dublu-verifică cu documentul oficial primit.

Procedura de audit fiscal

În caz de inspecție, ANAF poate cere pentru fiecare factură intracomunitară fără TVA:

1. Factura (evident)
2. Dovada transportului (CMR, AWB, factură transport)
3. Dovada plății (extras bancar)
4. Dovada verificării VIES (Consultation Number sau print al rezultatului VIES la data facturii)

Lipsa oricăreia poate duce la recalificarea livrării ca internă cu TVA de 19% adăugat retroactiv.

Automatizarea verificării

Programele de facturare electronică și ERP-urile moderne integrează VIES prin API:

• SmartBill, Oblio, Facturis (RO) — verificare automată la emitere factură
• SAP, Odoo, Microsoft Dynamics — module dedicate cu cache pentru eficiență
• Contabilitate internă — scripturi proprii care apelează endpoint-ul SOAP

Pentru volumele uzuale (sub 100 verificări/zi), folosirea direct a site-ului VIES este suficientă și gratuită.

VIES vs e-Factura — nu sunt același lucru

Mulți antreprenori români confundă cele două. Diferența: VIES este verificarea codului de TVA al unui partener UE, obligatorie pentru aplicarea scutirii de TVA la facturi intracomunitare. e-Factura este sistemul național românesc de facturare electronică (SPV / ANAF), obligatoriu pentru toate facturile B2B emise de firme românești din iulie 2024.

Pentru o factură intracomunitară (ex: tu, firmă RO, facturezi o firmă DE):

1. VIES — verifici codul de TVA german, obții Consultation Number, aplici scutirea de TVA.
2. e-Factura — transmiți factura prin SPV către ANAF în maxim 5 zile lucrătoare, chiar dacă e intracomunitară.

Pentru o factură internă (RO → RO):

1. VIES — nu se aplică (folosești ANAF CUI pentru validarea partenerului).
2. e-Factura — obligatorie din iulie 2024.

Dacă pornești o relație nouă cu un furnizor UE, verifici întâi VIES-ul lui, apoi contractezi, apoi facturezi cu respectarea ambelor obligații (VIES + e-Factura). Omiterea VIES poate invalida scutirea de TVA; omiterea e-Factura generează amenzi administrative (500-5.000 lei per factură).

Ce NU îți confirmă VIES

• Statusul fiscal activ al firmei — VIES arată doar că firma e înregistrată pentru TVA intracomunitar. Nu arată dacă e activă, în insolvență, sau în procedură de radiere. Pentru firme RO, folosește ANAF CUI; pentru firme din alte state UE, fiecare autoritate fiscală națională expune portal propriu (ex: Bundeszentralamt für Steuern pentru DE, Agenzia Entrate pentru IT).
• Calitatea sau seriozitatea partenerului — un cod TVA valid nu garantează că firma plătește la timp, livrează bunuri de calitate sau respectă contractul. Evaluarea comercială rămâne responsabilitatea ta.
• Istoricul de conformitate — VIES nu arată dacă firma a fost în procedură de insolvență sau a avut litigii. Verifică rapoarte comerciale separate (Coface, D&B, ListaFirme).
• Faptul că partenerul nu a fost radiat recent — unele state actualizează VIES-ul cu întârziere de 1-4 săptămâni după radiere. Pentru tranzacții mari, dublu-verifică și pe portalul fiscal național.

Ce faci dacă apare o problemă

1. Cod TVA „invalid” — verifică întâi tastarea (cele mai frecvente greșeli: O vs 0, I vs 1, spații extra). Dacă persistă, cere clientului confirmarea codului corect în scris. Dacă confirmă și rămâne invalid, cere copia certificatului de înregistrare TVA emis de autoritatea fiscală a țării sale.
2. VIES temporar indisponibil — fiecare stat UE are ferestre de mentenanță. Reîncearcă după 1-2 ore sau dimineața următoare. Pentru verificare urgentă, apelează direct la autoritatea națională (portal sau telefon).
3. Consultation Number nu a fost generat — l-ai cerut completând datele tale, dar sistemul nu l-a returnat. Cauza uzuală: o eroare de validare la codul tău de TVA RO. Verifică întâi propriul tău cod pe VIES sau pe ANAF CUI, apoi reîncearcă.
4. Dovada s-a pierdut, ai nevoie pentru inspecție — VIES nu păstrează istoricul tău. Dacă ai Consultation Number, îl poți reverifica; dacă nu, reverifici la momentul prezent, dar nu vei avea dovadă retroactivă. De aceea, politica standard e să salvezi PDF-ul sau screenshot-ul la fiecare verificare.
5. Autoritatea fiscală contestă o factură intracomunitară — ai nevoie de pachet complet: factura, dovada transportului (CMR, AWB), dovada plății (extras bancar), Consultation Number VIES de la data facturii. Lipsa oricăruia poate duce la recalificare ca livrare internă cu TVA adăugat retroactiv.

Când merită să verifici

• La prima factură către un partener UE — obligatoriu pentru a aplica scutirea.
• La fiecare factură subsecventă — procedura standard; ANAF poate cere dovadă de verificare pentru orice factură în inspecție.
• Înainte de a semna un contract cadru cu un furnizor sau client UE — verifici că VIES-ul lui e activ.
• După o pauză lungă (>6 luni) de colaborare — codurile de TVA se pot dezactiva sau firmele pot fi radiate fără anunț.
• La modificarea formei juridice a partenerului (ex: fuziune, schimbare de denumire) — verifici codul nou pe VIES înainte de prima factură post-schimbare.
• Când primești o factură intracomunitară de la un furnizor nou — verifici VIES-ul lui ca protecție proprie (dacă el e invalid, tu nu poți deduce TVA-ul corect).
• La începutul fiecărui an fiscal — rerulezi VIES pentru partenerii recurenți; prinzi din timp dezactivările.